ndependente da cultura da organização, ferramentas usadas, relevância dos assuntos, quantidade de presentes e tempo de duração o registro das decisões é fundamental.
Não reinvente a roda, muito provavelmente sua equipe ou organização já tem um modelo de ata reunião. Inicialmente use o modelo à disposição e caso sinta falta de alguma informação, faça sugestões de melhoria aos responsáveis deixando claro os seus motivos.
Mas, caso não haja nenhum modelo disponível, crie rapidamente o seu com as dicas abaixo:
- Preocupe-se em manter o documento simples e objetivo. Lembre-se, neste caso mais é menos, o documento poderá circular por diversos níveis dentro da organização;
- Origem – Geralmente no cabeçalho, empresa, área, projeto, local, identificam de onde o documento partiu;
- Assunto principal e Pauta – Preocupe-se em indicar no título a frequência que a reunião acontece e o assunto a ser tratado e em seguida a Pauta;
- Convocados e presentes – Liste os convidados e aponte quem compareceu ao compromisso;
- Pauta – Enumere quais são os assuntos que serão discutidos na reunião. Isto vai ajudar os envolvidos a se preparar para a reunião e também vai lhe ajudar a evitar a dispersão de assuntos;
- Decisões – Muita atenção neste item, este é coração da ata de reunião, reporte fielmente as decisões que foram tomadas. Foque na decisão tomada, fique atento as ações que serão executadas para garantir que a decisão seja cumprida, quem é o responsável e quais as datas combinadas, para facilitar a visualização separe as ações em tópicos com: Título, responsável e data limite;
Muito cuidado com as situações abaixo para não ficar numa saia justa:
- Avalie se os presentes têm o poder de decisão sobre os temas, se não sua reunião corre o risco de ficar incompleta e gerar retrabalho. Se for caso cancele a reunião e envie uma a ata informando o ocorrido;
- Não atribua uma atividade, ou arbitre prazos, a alguém que não esteja na reunião;
- Caso um tema relevante, porém fora da pauta tenha sido discutido, avalie com os presentes todos os responsáveis estão presentes, em caso negativo proponha que o tema seja levado como pauta da próxima reunião.
Tão logo a reunião termine, revise seu material e distribua aos presentes, umas a reunião terminada o tempo está contra você, quanto mais tempo passar mais os detalhes irão fugir. Não se esqueça de pedir aos presentes façam suas considerações até um tempo combinado com todos, passado este prazo, o documento é válido com o conteúdo enviado.
Algumas equipes fazem diariamente a “Stand up Meeting”, a base deste tipo de reunião é o foco. Com duração aproximada de 15 minutos, os membros da equipe falam sobre o que fizeram desde a última reunião, o que vão fazer e se tem algum tipo de impedimento. Os assuntos são registrados em tópicos para serem tratados após a reunião.